Пресс-релиз мероприятия: структура, пример и кому отправлять

Пресс-релиз мероприятия это короткий текст для редакций, в котором вы сообщаете новость: что за событие, когда и где оно пройдёт, почему о нём стоит рассказать и где взять детали. Хороший релиз пишут как новость, а не как афишу: в первом абзаце дают суть, дальше факты, цитату организатора, контакты и материалы. Отправлять его лучше персонально и заранее, чтобы у издания было время поставить материал в план.

Сначала новость, потом описание

Редактору не нужен ещё один рекламный текст. Ему нужен повод для материала. Поэтому начните с факта, который можно вынести в заголовок: премьера, первый город тура, новая площадка, смена формата, совместный проект, редкий гость, благотворительный сбор. Если событие кажется обычным, не придумывайте сенсацию. Найдите точный угол: что изменилось для зрителя, почему вы выбрали эту площадку, что в программе будет впервые.

Плохо: «Приглашаем на незабываемый вечер музыки и хорошего настроения». Хорошо: «12 июля в пространстве ... пройдёт ...». Во втором варианте есть дата, место и событие. Редактор сразу понимает, о чём писать, и может проверить факты.

Совет Прочитайте первый абзац и попробуйте пересказать событие одной фразой. Если не получается, перепишите начало: в нём пока нет новости.

Структура пресс-релиза мероприятия

Держитесь семи блоков. Не обязательно нумеровать их в тексте, но проверьте, что каждый блок есть.

Заголовок пишите с глаголом действия: «пройдёт», «откроется», «соберёт». Дата и город помогают редакции понять, попадёт ли событие в её географию. Лид не начинайте с истории компании. Сначала новость, потом контекст.

Цитата должна объяснять решение или смысл события, а не повторять афишу. Один хороший комментарий от организатора или участника работает лучше трёх общих фраз. Контакты для прессы держите отдельно от контактов для гостей: журналисту нужен человек, который ответит быстро.

Если прикладываете фото, укажите автора и подтвердите, что у вас есть права на публикацию. Для редакции также полезны логотип, афиша и короткая справка о площадке.

Пример: заголовок, лид и цитата

Примеры пресс-релизов о мероприятии, которые редакции берут в работу, обычно устроены одинаково: новость в заголовке, суть в лиде, детали ниже. Вот каркас, который можно заполнить своими фактами.

Заголовок: «[Событие] впервые пройдёт в [городе] [дата]». Лид: «[Дата] в [городе] на [площадке] пройдёт [событие]. Организаторы [что делают впервые или какой формат предлагают]. В программе [2-3 факта], билеты продаются в [название билетной системы] и на сайте площадки».

Цитата: «Мы хотим [зачем событие], поэтому [что сделали для гостей]», говорит [имя], [роль]. Если вам нужен образец для внутреннего согласования, оставьте в тексте пометки [проверить], [уточнить у площадки], [взять комментарий]. Так вы не забудете подставить факты.

Не пишите «уникальный формат» и «незабываемая атмосфера». Замените оценки на конкретику: кто выступает, что нового в программе, чем эта площадка отличается от прошлой. Если ищете образец, как написать пресс-релиз мероприятия, начните с этого каркаса и уберите всё, что нельзя проверить.

Кому отправлять пресс-релиз и что написать в письме

Сначала соберите список из 15-30 адресов, а не отправляйте релиз в общую форму на сайте. В список попадают городские и региональные онлайн-издания, газеты, радио и ТВ, отраслевые медиа про музыку, театр, стендап, конференции и афишу, Telegram-каналы и VK-сообщества о событиях города. Если событие деловое, добавьте профильные сообщества и вузы. Билетные сервисы и площадки тоже могут взять анонс, но правило простое: уточните у них формат и дедлайн. Публикация не гарантирована, редакция решает сама.

Письмо пишите коротко. Тема: «Пресс-релиз: [событие], [дата], [город]». В теле 3-4 предложения: что за событие, почему это интересно читателям издания, что вы предлагаете (аккредитацию, интервью, фото), где лежат материалы. Не прикрепляйте тяжёлые файлы без предупреждения, лучше дайте ссылку на папку. В конце подпись с именем, ролью и телефоном.

Если пишете в Telegram-канал или VK-сообщество, не копируйте релиз целиком. Администратору нужен короткий анонс и ссылка на подробности. Кросспостинг без спама помогает адаптировать текст под площадку и не получить блокировку. А если вы ищете, как настроить анонсы событий после выхода релиза, начните с карточки события в Яндекс Картах и постов в VK: так гости быстрее найдут площадку.

План по дням и чек-лист перед отправкой

Работа с прессой не заканчивается одним письмом. Вот план, который можно подстроить под свой срок.

Перед отправкой проверьте: - в заголовке есть событие, дата и город; - первый абзац отвечает на вопросы кто, что, когда, где и почему; - все факты сверены с площадкой и билетной системой; - цитата подписана и согласована; - фото открываются, у вас есть права на публикацию; - контакты для прессы работают; - в письме есть тема, короткое объяснение и ссылка на материалы.

Частые вопросы

Что такое пресс-релиз мероприятия?

Это короткий текст для редакций о событии: дата, место, суть, программа, цитата и контакты. Его задача не продать билет, а дать журналисту повод написать материал.

Как написать пресс-релиз мероприятия по образцу?

Возьмите каркас: заголовок, лид, детали, цитата, практика, контакты и материалы. Замените примеры своими фактами и проверьте, что каждый блок отвечает на вопрос редактора.

Кому отправлять пресс-релиз о мероприятии?

Городским и отраслевым изданиям, радио и ТВ, Telegram-каналам и VK-сообществам, профильным партнёрам. Начните с тех, кто уже писал о похожих событиях, и пишите персонально.

За сколько дней до мероприятия отправлять пресс-релиз?

Оптимально за 10-14 дней, чтобы редакция успела поставить материал в план. За 2-3 дня отправьте напоминание, а в день события короткое сообщение с фото и контактом на месте.